اضطررت إلى العودة وإلقاء نظرة على اجتماع عقدته مع أحد زملائي في العمل قبل بضعة أيام، لأننا لم نتمكن من العثور على وثيقة معينة كانوا بحاجة إليها. كان الاجتماع لمدة ساعة ولا أتذكر كل ما تحدثنا عنه، ولكن لحسن الحظ، سجلت الاجتماع باستخدام مسجل الصوت في هاتفي ويمكنني إخبارهم بما يحتاجون إليه بالضبط.
يعد تذكر كل شيء من الاجتماعات أمرًا صعبًا نظرًا لوجود العديد من الأشياء التي تمت مناقشتها بحيث يصعب الانتباه إلى كل التفاصيل. سيساعدك تسجيل اجتماعاتك على تذكر التفاصيل من المناقشة حتى لا تضطر إلى محاولة إعادة بنائها لاحقًا عندما يقول شخص ما «أوه نعم، نحن بحاجة إلى هذا المستند...
هناك العديد من تقنيات التسجيل المختلفة التي يمكن استخدامها لالتقاط الاجتماعات دون المساس بجودة التسجيل. لقد أدرجت بعض التقنيات الأكثر فعالية إلى جانب بعض النصائح حول كيفية استخدامها.
- ضع خطة تسجيل قبل بدء التسجيل
- توزيع جدول أعمال مكتوب على المشاركين
- اطلب الإذن قبل التسجيل، وأخبرهم كيف سيتم استخدام التسجيل
- استخدم تسجيل الوصول وتسجيل المغادرة لبدء الاجتماع وإنهائه
- قم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع وبعده
- كن على دراية بالأشخاص الآخرين الذين قد يكونون في الغرفة.
- قم بتضمين طلب التعليقات كجزء من استراتيجية التسجيل الخاصة بك
- إذا قاطعك شخص ما أثناء الاجتماع، فاعرض الاستئناف في تلك المرحلة لاحقًا في جلسة التسجيل الخاصة بك إذا لزم الأمر.
- إذا كان لديك حد زمني، فتأكد من البقاء على الموضوع قدر الإمكان.
- استمتع قليلاً وأضف بعض المرح إلى جلسات التسجيل الخاصة بك.
- 11. استخدم طرق تسجيل مختلفة لأنواع مختلفة من الاجتماعات أو المقابلات.
- لكي تكون مستمعًا أفضل، تعلم كيفية التوقف والتأمل والتكرار مرة أخرى للأشخاص في نهاية الجملة أو السؤال.
- 13. إذا لم تتمكن من الحصول على شهادة من اجتماعك، فاسأل الأشخاص عما إذا كانوا مستعدين لكتابة مراجعة لمؤسستك أو خدمتك بعد ذلك.
- إذا كان لديك أي جانب من جوانب عملية التسجيل غير متسق أو غير واضح، فقم بإصلاحه أثناء الجلسة وأخبر المشاركين.
- استخدم ميكروفونًا عالي الجودة لتسجيل صوتك، هذه هي الخطوة الأكثر أهمية لضمان أن يكون صوتك واضحًا ومسموعًا.
.webp)
.webp)
.webp)
